SESI PEBINCANGAN KERANGKA STRATEGIK TERHADAP OUTCOME DAN KPI OUTCOME-BASED BUDGETING (OBB) MAMPU BAGI TAHUN 2021

Pada 27 Februari 2020 yang lalu, BRSA telah menghadiri Sesi Pebincangan Kerangka Strategik Terhadap Outcome Dan Kpi Outcome-Based Budgeting (OBB) MAMPU Bagi Tahun 2021 bertempat di Bilik Mesyuarat Seri Gemilang, MAMPU. Sesi perbincangan ini telah dipengerusikan oleh YBhg. Datuk Seri Dr. Ketua Pengarah MAMPU.

JPM mengadakan Bengkel Kerangka Strategik Terhadap Outcome dan KPI OBB Tahub 2021 pada 27 – 29 Februari 2020. Oleh yang demikian, MAMPU bertanggungjawab untuk menyediakan Kerangka Keberhasilan Strategik bagi MAMPU tahun 2021 dengan memperhalusi KPI, Output dan PI Output sedia ada MAMPU. Maka, bagi tujuan persiapan Bengkel tersebut, YBhg. Datuk Seri Ketua Pengarah MAMPU telah mengarahkan TKP (TPP), TKP (ICT) dan semua Pengarah Bahagian untuk menghadiri satu sesi perbincangan tersebut.

E-GOVERNMENT SYSTEM OF KOREA

By Azizul Hakim bin Ismail

TITLE

e-Government System of Korea

AUTHOR

e-Government Bureau,

Ministry of the Interior and Safety, Republic of Korea (ROK)

PUBLISHER

e-Government Bureau,

Ministry of the Interior and Safety, Republic of Korea (ROK)

SYNOPSIS

This book highlighted a compilation of 100 e-Government systems that were developed by the ROK government in managing the country and its people. There were 10 areas of governing covered by the book, which are:

a) Citizen-Government Relations;
b) Public Administration;
c) Judicial Affairs/ Public Order;
d) Land/ Transport / Ocean;
e) Finance/Statistics;
f ) Health/ Welfare;
g) Education/ Culture;
h) Industry/ Procurement/ Employment;
i) Safety/ Environment; and
j) Communication/ Infrastructure.

Each system was presented in one (1) page in a compact, interesting, precise and orderly manner. The critical information highlighted for each system included the features and benefits, site map, target user, estimated development period and the costing involved, managing organisation, as well as awards and recognition received.

MAIN CHAPTER

The chapter entitled Citizen-Government Relations highlighted e-Government services that gave the largest impact to citizens. The systems covered in this chapter are the following:

a) The People’s Online Petition and Discussion Portal e-People;
b) Public Information Sharing System;
c) Public Information Disclosure System;
d) Online Civil Complaint Centre (Eungdapso);
e) Mobile Voting System (mVoting);
f) Mobile Civil Complaint Report System; and
g) One-Stop Civil Service Portal.

These services allowed citizens to file petitions and voice out their opinions without having to visit government offices. The services were handled in a timely manner and allowed the participation of citizens in policymaking. Information disclosure and opinion gathering are applied to enhance the reliability of policies.

MAIN THRUST

The book was designed in such a way to highlight the features of each system in a simple and orderly manner. It provided the reader with “need to know” information. However, the reader has the option to read further through the URL link provided for each system.

INTERESTING POINTS TO PONDER

Korea ranked top in both E-Participation Index (EPI) and the E-Government Development Index (EGDI) of the United Nations e-Government Survey in 2010. Since then, Korea has been a global e-government leader over the past decade, ranking first in EPI and third in EGDI of the UN e-Government Survey in 2018. The Korean e-Government has evolved through tireless efforts to make people’s lives more convenient and facilitate public participation in the policymaking process. This book is the ROK Government's effort to share with the world what it has done to be among the top in the e-government initiative.

OPINION AND RECOMMENDATION

MAMPU has numerous e-government initiatives under its purview, which unfortunately lack exposure to the public. I believe the format presented in this book could be used to develop a handbook about the e-government initiatives being undertaken by MAMPU.

BENGKEL PENYEDIAAN PEKELILING DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DDMS) – PELAKSANAAN PELUASAN DDMS DI AGENSI SEKTOR AWAM

Bengkel Penyediaan Pekeliling Digital Document Management System (DDMS) – Pelaksanaan Peluasan DDMS di Agensi Sektor Awam telah dihadiri oleh BRSA (Pn. Ruziah Mokhtar) pada 26 – 28 Februari 2020 bertempat di Bilik Serbaguna 2, MAMPU.

Pada hari pertama, Pn. Ruziah Mokhtar sebagai penceramah telah memberi Taklimat Tatacara Penyediaan Garis Panduan dan Pekeliling, dan Taklimat Tatacara Penyediaan Garis Panduan dan Pekeliling terhadap para peserta.

Seterusnya pada hari kedua, bengkel ini telah diisi dengan Sesi Percambahan Minda Berkumpulan dan akan disambung pada hari ketiga. Majlis telah diakhiri dengan rumusan bengkel tersebut.

KURSUS MASTERCLASS IN PUBLIC POLICY MAKING SIRI 1/2020

Pada tanggal 17-21 Februari 2020, BRSA (Pn. Rasidah Ibrahim) telah menghadiri Kursus Masterclass in Public Policy Making Siri 1/2020 bertempat di Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN) Bukit Kiara, Kuala Lumpur. Melalui kursus ini, para peserta telah diberi pendedahan yang lebih berkaitan Public Policy Making yang dapat diadaptasi terhadap kerja yang dilakukan terutamanya di dalam sektor kerajaan. Pada hari pertama, para peserta diberi pendedahan terhadap Overview to Public Policy, Dari Wawasan 2020 ke Wawasan Kemakmuran Bersama: Fokus dan Halatuju, dan Good Regulatory Practice (GRP).

Manakala pada hari kedua telah diisi dengan info-info berkaitan Problem Identification & Developing Policy Objectives (RIA), Options & Impact Analysis (RIA), dan Consultations for Policy Making (RIA) & Recommendation of Preffered Option & Creating Policy Strategy. Malahan itu juga, para peserta telah diberi pendedahan terhadap Formulating Public Programmes and Projects through Logical Framework, Effefctive Evaluations Good Policy Practice, dan Case Study in Good Policy Practice in a group discussion pada hari ketiga.

Seterusnya pada hari keempat, penceramah memberi maklumat berkaitan Briefing by Ministries/Department: Success Stories, Data Driven Policy Making, dan Case Study in Good Policy Practice juga secara berkumpulan. Pada hari terakhir kursus berlangsung, para peserta telah diberi maklumat berkaitan Case Study Presentation daripada Panel INTAN dan info mengenai Understanding Policy Implementation and Challenges.

PELAKSANAAN AUDIT LUAR MS ISO 9001:2015 (PENGAWASAN)

Pada tanggal 13 Februari 2020 yang lalu, Pn. Ruziah Mokhtar selaku Auditee BRSA telah menghadiri Pelaksanaan Audit Luar MS ISO 9001: 2015 (Pengawasan) bertempat di Bilik Mesyuarat Seri Gemilang, MAMPU.

Perkara yang diaudit meliputi, Kajian semula pengurusan, Audit dalam, Penambahbaikan berterusan, Tindakan pembetulan dan pencegahan, Pengurusan rekod kualiti, Pengurusan aduan dan maklum balas pelanggan, Penggunaan logo, Objektif kualiti, Konteks Organisasi (Klausa 4), Kepimpinan (Klausa 5), Tindakan menyatakan risiko dan peluang (Klausa 6), Sokongan (Klausa 7), Operasi (Klausa 8), Penilaian prestasi dan penambahbaikan (Klausa 9 dan Klausa 10).

Manakala Prosedur Kualiti Pengurusan Utama yang diaudit ialah, Perubahan Konteks Organisasi (Changes on Context of Organization), Risiko dan Peluang (Risk & Opportunity), Audit Dalam/Kajian Pengurusan (Internal Audit/Management Review), Penambahbaikan Berterusan (Continual Improvement), Tindakan Pembetulan (Corrective Action), Pengurusan Maklum Balas dan Aduan Pelanggan (Customer Feedback & Complaint), Objektif Kualiti (Quality Objectives/ Performance), Penggunaan Logo (Use of Logo), Pengurusan Khidmat Rundingan dan Nasihat (Provision of Advisory Services & Management Consultancy), Pengurusan Lawatan Inspektorat dan Pengurusan Penggubalan Dasar.

Mesyuarat Pembukaan PELAKSANAAN AUDIT LUAR MS ISO 9001:2015 BIL. 1/2020

Pada tanggal 13 Februari 2020 yang lalu, BRSA telah menghadiri Mesyuarat Pembukaan Pelaksanaan Audit Luar MS ISO 9001 Bilangan 1 Tahun 2020 bertempat di  Bilik Mesyuarat Seri Gemilang, MAMPU. Mesyuarat ini dipengerusikan oleh YBhg. Dato’ Dr. Yusof bin Ismail dan telah dihadiri oleh semua pengarah bahagian, semua juruaudit dalam MS ISO 9001 MAMPU, Pegawai MS ISO Bahagian dan Auditee.

Mesyuarat ini dijalankan bertujuan memastikan auditee yang bersesuaian bagi perkara yang diaudit seperti yang terkandung dalam jadual yang dilampirkan. Auditee bagi perkara yang diaudit diwajibkan hadir ke mesyuarat pembukaan dan penutupan.

Bukan itu sahaja, mesyuarat ini juga bertujuan memastikan dokumen yang diperlukan untuk pengauditan telah disediakan dengan sewajarnya. Tempoh dokumen untuk diaudit adalah bagi bulan April 2019 sehingga Januari 2020. Peringatan mesra juga bahawa dokumen bagi tempoh sebelum April 2019 juga berkemungkinan akan disemak sekiranya diperlukan. Dokumen tersebut telah diserahkan kepada urus setia pada 6 Februari 2020 (Khamis) untuk penyelarasan selanjutnya atau dibawa bersama pada hari pengauditan.

AKTIVITI BRSA 

• Mesyuarat Bahagian Reformasi Sektor Awam Bil. 3/2020

• Perbincangan mengenai The Reformation of Malaysian Public Service Workshop

• Lawatan Tapak ke Hatten Place Melaka

• Bengkel Penyediaan Pekeliling Digital Document Management System (DDMS) - Pelaksanaan Peluasan DDMS di Agensi Sektor Awam

PENGLIBATAN BRSA

• Bengkel Bersama Komuniti Sumber Terbuka Bilangan 1 Tahun 2020 -“OSDeC: 2020 dan Beyond”

• Sesi Libat Urus Kajian Pembangunan Dasar Perkongsian Data Sektor Awam Bersama Jabatan Perdana Menteri (Jpm) Dan Agensi Jpm

• Kursus Masterclass In Public Policy Making Siri 1/2020

• Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Bil. 1/2020

• Launch of the World Bank Global Report: Instruments to Build Discussion on Public Sector Reform

• Bengkel Behavioural Insights Competency and Case Study Development

• Mesyuarat Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) Bil. 1 Tahun 2020

Kursus Perkhidmatan 1.0

From 17^th to 19^th February new officers attended Kursus Perkhidmatan 1.0, which was organised by the Human Resource Section, Management Services Division. The course was held in Menara Sri Saujana, Institut Semarak Felda (ISEF), Bangi. Guest lecturers from the Public Service Department gave detailed explanations and understanding on allowances and facilities granted to government officers. The course also touched on the management procedure of Buku Rekod Perkhidmatan (Am 274) and preparation of Kew 8. Overall, course participants gained insight into administrative matters by interacting with experts in the field.

Introduction to in-service allowances was given to the participant for the first slot. Next slot will be a Q&A / Case Survey of Services Allowance Problems. For the third slot, the lecturers offered an introduction to the In-Service Facility and continued Q&A / Case Study In-Service issues. The lecturers also provided information on the management and maintenance of Buku Rekod Perkhidmatan (BRP). The Participant was provided with the Financial Statement Preparation Procedures for the last slot.

KURSUS KUMPULAN INOVATIF DAN KREATIF (KIK) TAHUN 2020

Pada tanggal 20 dan 21 Februari 2020, BRSA telah menghadiri Kursus Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Tahun 2020 bagi MAMPU bertempat di bilik serbaguna, Jabatan Perdana Menteri. Pada hari pertama, peserta telah diberikan Pengenalan Dan Taaruf Kepada Pelaksanaan Horizon Baharu KIK, Skop Projek dan Penjanaan Idea Kreatif, dan Teknik Dan Kaedah Design Thinking. Manakala pada hari kedua, peserta telah diberi pengetahuan terhadap Mekanisme Penilaian dan Kriteria Pemarkahan, Penyediaan Dokumentasi Projek, dan Pembentangan Kumpulan.

Objektif kursus KIK ini adalah bertujuan memupuk dan menyemarakkan budaya kreatif dan inovatif serta berkualiti terhadap kerja yang dilakukan seharian. Selain itu, kursus ini dapat memperkenalkan dan menyebarkan hasil-hasil inovasi yang telah dilaksanakan dan terbukti mendatangkan manfaat agar dapat dicontohi dan diamalkan di seluruh MAMPU. Di samping itu, kursus ini turut menyumbang kepada peningkatan kualiti penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan.

PERBINCANGAN BAGI MELAKSANAKAN BENGKEL FORESIGHT “THE REFORMATION OF MALAYSIAN PUBLIC SERVICE “

MAMPU merupakan sekretariat, badan pemikir dan implementation arm dalam menerajui gerakan reformasi sektor awam secara terancang dan bersepadu. Justeru, MAMPU dengan kerjasama MIGHT telah bercadang untuk mengadakan Bengkel Foresight pada bulan Mac 2020. Sehubungan itu,  pada tanggal 24 Februari 2020 yang lalu, BRSA telah mengadakan satu Perbincangan mengenai The Reformation of Malaysian Public Service Workshop bertempat di Bilik Mesyuarat Aspirasi, MAMPU.

Hasil dapatan perbincangan tersebut mendapati bahawa BRSA akan membantu MIGHT dari segi pentadbiran dan logistik. Bengkel yang akan diadakan bertujuan mengenalpasti, memperhalusi, dan memperincikan bidang fokus dan skop kajian tersebut. Bengkel ini juga turut melibatkan semua agensi utama, pihak akademik dan juga pakar rujuk bagi memastikan pelaksanaan kajian foresight ini dapat dijalankan dan disempurnakan dengan jayanya.

 LAWATAN CAKNA PENGURUSAN REKOD: HARGAI KHAZANAH NEGARA

Pada 24 Februari yang lalu, BRSA telah menghadiri Lawatan Cakna Pengurusan Rekod: Hargai Khazanah Negara di Arkib Negara Malaysia, Kuala Lumpur. Program lawatan ini merupakan anjuran daripada Unit Registri dan Rekod (URR), Seksyen Pentadbiran, Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP).

Objektif utama penganjuran program ini adalah untuk meningkatkan kefahaman warga MAMPU mengenai kepentingan rekod sebagai khazanah warisan negara melalui pendedahan dari aspek pemuliharaan dan pemeliharaan rekod dan bahan arkib. Lawatan ini bertujuan untuk mendapatkan pendedahan dan khidmat kepakaran Arkib Negara dalam pendigitalan bahan arkib. Lawatan dimulakan dengan sesi Taklimat Pengenalan Arkib di Auditorium Arkib Negara dan tayangan video tentang sejarah arkib serta video kemerdekaan Malaya yang dapat menyemarakkan lagi semangat patriotisme dalam diri.

Seterusnya, peserta telah membuat Lawatan Ke Pusat Digital Bahan Arkib Negara dan diberi  Taklimat Pendigitalan, dan diakhiri dengan Proses Pendigitalan Surat dan Buku dengan Lawatan Berpandu Ke Dewan Penyelidikan Arkib Negara Malaysia. Input yang dapat diperolehi oleh para peserta adalah berkenaan Archival Management System (AMS)? Aplikasi sistem ini digunapakai oleh Arkib Negara bagi memastikan semua dokumen dan bahan media dipelihara dan didigitalkan bagi kegunaan rujukan para penyelidik khususnya dan mengekalkan warisan negara yang bernilai amnya.

MESYUARAT BAHAGIAN REFORMASI SEKTOR AWAM

Mesyuarat Bahagian Reformasi Sektor Awam (BRSA) diadakan pada setiap minggu. Mesyuarat ini membincangkan kesemua keterlibatan Pegawai-pegawai serta aktiviti-aktiviti BRSA. Jika mempunyai keperluan yang mendesak, perbincangan secara tertutup akan dijalankan bersama YBhg. Dato’ Dr. Pengarah BRSA. Strategik dan perancangan awal akan ditentukan bagi memastikan keseluruhan aktiviti BRSA dapat dijalankan dengan lancar dan sempurna.

Mesyuarat bahagian ini diadakan bertujuan membincangkan sesuatu perkara dalam mencapai keputusan bersama dan mewujudkan perhubungan, kata sepakat serta kerjasama. BRSA turut mengadakan mesyuarat ini bagi menyebarkan maklumat dan rancangan terkini dengan kadar yang pantas dan mengelakkan kekeliruan maklumat terhadap ahli serta menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematik.